HƯỚNG DẪN Hướng dẫn công tác Quản lý Đoàn viên

1. Quy định chung:

- Các cấp bộ Đoàn cần đảm bảo thực hiện tốt công tác quản lý đoàn viên, đặc biệt là chuyển sinh hoạt Đoàn (đi – đến), xử lý kiên quyết các trường hợp bỏ sinh hoạt Đoàn.
- Thực hiện báo cáo số liệu định kỳ, qủn lý chặt chẽ số lượng và chất lượng đoàn viên trong từng thời điểm cụ thể.
- Tăng cường công tác kiểm tra nhằm điều chỉnh và hướng dẫn cơ sở thực hiện tốt công tác quản lý đoàn viên.

2. Các loại sổ phục vụ cho công tác quản lý đoàn viên đối với Đoàn cơ sở, Liên Chi đoàn:
[i][i]
* Khuyến khích các đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin để phục vụ cho công tác quản lý đoàn viên.

3. Đối với Chi đoàn:

- 100% Chi đoàn có sổ Chi đoàn. Đảm bảo thực hiện đầy đủ, có hiệu quả các nội dung của sổ Chi đoàn
- 100% đoàn viên có hồ sơ đoàn viên gồm: sổ đoàn viên, trong sổ đoàn viên có đầy đủ các nội dung, có cập nhật bổ sung lý lịch đoàn viên và nhận xét đánh giá, phân loại đoàn viên hàng năm của chi đoàn, xác nhận của đoàn cơ sở

4. Thực hiện công tác quản lý đối với đoàn viên chuyển sinh hoạt đoàn:

- Đối với Đoàn viên chuyển sinh hoạt Đoàn: thực hiện quy trình chuyển sinh hoạt Đoàn theo hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn khóa IX của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn. Tuy nhiên cần đảm bảo công tác quản lý chặt chẽ đoàn viên chuyển đi và chuyển đến:

+ Ban Chấp hành Đoàn cơ sở định kỳ có báo cáo rõ số lượng đoàn viên chuyển sinh hoạt trong cùng một Đoàn cơ sở và số lượng đoàn viên chuyển sang một Đoàn cơ sở khác

+ Ban Thường vụ Quận huyện Đoàn và tương đương định kỳ 6 tháng /1 lần tổng hợp số lượng đoàn viên chuyển đi và chuyển đến, phân loại theo 2 tuyến: chuyển đi sang một đoàn cơ sở khác trong cùng đơn vị và đoàn viên chuyển sinh hoạt sang một đoàn cơ sở trực thuộc Quận huyện Đoàn và tương đương khác (kể cả không trực thuộc Thành Đoàn) để tránh trường hợp quản lý số lượng chồng chéo.

5. Quy định về cấp quản lý hồ sơ đoàn viên:

- Ban Chấp hành Đoàn Trường quản lý (riêng đối với các Đoàn khoa có văn phòng riêng, cố định và có điều kiện quản lý hồ sơ đoàn viên thì có thể giao cho Đoàn Khoa quản lý).

6. Các trường hợp hủy hồ sơ đoàn viên:

Ban Chấp hành Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở tiến hành hủy sổ đoàn viên đối với các trường hợp sau:

- Đoàn viên khi chuyển đơn vị công tác, học tập, lao động (trừ những trường hợp đoàn viên đi lao động ở xa, thời gian không ổn định và có báo cáo với Ban Chấp hành Chi đoàn về việc tham gia sinh hoạt tạm ở cơ sở đoàn mới) từ một năm trở lên nhưng không tiến hành làm thủ tục chuyển sinh hoạt Đoàn theo quy định.
- Đoàn viên bị vị phạm kỷ luật ở mức khai trừ hoặc đoàn viên bị xoá tên theo quy định của Điều lệ Đoàn

Hàng năm Ban Chấp hành Đoàn cơ sở, Chi đoàn cơ sở tiến hành họp và xem xét hủy sổ đoàn viên và xoá số thẻ đoàn viên trong danh sách quản lý đoàn viên của đơn vị và báo cáo lên Đoàn cấp trên trực tiếp. Đồng thời, không thực hiện việc xác nhận quá trình tham gia sinh hoạt Đoàn đối với những đoàn viên đó trong khoảng thời gian sau khi đã hủy hồ sơ đoàn viên khi có yêu cầu.

7. Giải quyết việc khôi phục đoàn tịch cho các trường hợp thất lạc hồ sơ đoàn viên:

Các cơ sở Đoàn (theo phân cấp quản lý hồ sơ đoàn viên) tiến hành rà soát hồ sơ đoàn viên, lập danh sách và phân loại hồ sơ không đầy đủ

7.1 Trường hợp mất thẻ đoàn viên: tiến hành cấp lại thẻ theo các bước quy định tại phần II của Hướng dẫn này.

7.2 Trường hợp mất Nghị quyết kết nạp đoàn (tuy nhiên vẫn còn sổ Đoàn viên): tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

- Ban Chấp hành Chi đoàn lập danh sách những đoàn viên mất Nghị quyết kết nạp đoàn nhưng còn sổ đoàn viên báo cáo và đề nghị Ban Chấp hành Đoàn cơ sở trực tiếp cấp lại Nghị quyết kết nạp đoàn viên.

- Căn cứ thông tin trong sổ đoàn viên, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở tiến hành cấp lại Nghị quyết cho đoàn viên. Cần ghi lại đầy đủ thông tin theo Nghị quyết cũ, tuy nhiên ở phần ký tên của Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở cấp lại Nghị quyết ghi chú dòng chữ “Nghị quyết được cấp lại ngày….tháng ….năm và ký tên, đóng dấu ở góc trái của Nghị quyết mới.

7.3 Trường hợp mất sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn hoặc toàn bộ hồ sơ đoàn viên (sổ đoàn viên, Nghị quyết kết nạp đoàn, thẻ đoàn viên): tiến hành cấp lại theo các bước như sau:

7.3.1 Hướng dẫn đoàn viên làm bản tường trình về quá trình từ khi kết nạp đoàn và tham gia hoạt động Đoàn đến khi bị thất lạc hồ sơ, nêu nguyên nhân bị thất lạc hồ sơ, phải có xác nhận của cơ sở đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại. Đối với những đoàn viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn ở các đơn vị khu vực ngoài quốc doanh thì vẫn làm bản tường trình nhưng không cần phải có xác nhận của cơ sở đoàn mà đoàn viên sinh hoạt trước khi chuyển đến đơn vị hiện tại. Trường hợp, tổ chức cơ sở Đoàn làm mất hồ sơ đoàn viên của những đoàn viên đang tham gia sinh hoạt Đoàn tại đơn vị, thì phải báo cáo với Đoàn cấp trên trực tiếp, tiến hành cấp lại đầy đủ hồ sơ cho đoàn viên và phải thực kiểm điểm các cá nhân có liên quan trước tập thể Chi đoàn.

7.3.2 Căn cứ vào xác nhận trong bản tường trình và hồ sơ còn lại, tiến hành xử lý:

- Làm lại toàn bộ hồ sơ hoặc bổ túc hồ sơ thiếu đối với đoàn viên không vi phạm kỷ luật, không bỏ sinh hoạt Đoàn theo quy định của Điều lệ, không bị xóa tên khỏi danh sách đoàn viên. Hồ sơ mới được làm lại dựa trên thông tin trước đó của người đoàn viên về ngày kết nạp đoàn, nơi kết nạp đoàn, và toàn bộ quá trình tham gia sinh hoạt đoàn, thành tích của đoàn viên từ khi kết nạp đến thời điểm hiện tại vào sổ đoàn viên mới. Đồng thời Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ra quyết định khôi phục hồ sơ đoàn viên (theo mẫu)và xác nhận trong hồ sơ mới của đoàn viên, quy trình cụ thể:

+ Bổ sung đầy đủ thông tin của đoàn viên trong sổ đoàn viên.
+ Đối với Nghị quyết kết nạp đoàn viên: điền đầy đủ thông tin về ngày kết nạp, đơn vị kết nạp…. Ở phía góc trái của mẫu Nghị quyết, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở ký xác nhận khôi phục hồ sơ đoàn viên với nội dung sau: khôi phục hồ sơ đoàn viên …………… theo quyết định số…… ngày ….. tháng … năm …… của Ban Chấp hành Đoàn ………….về việc khôi phục hồ sơ đoàn viên
+ Ghi nhận lại toàn bộ quá trình phấn đấu, thành tích của đoàn viên vào phần nhận xét, đánh giá của sổ đoàn viên.
+ Tiếp tục quản lý đoàn viên theo số quyết định khôi phục đoàn viên, , đính kèm quyết định khôi phục vào sổ đoàn viên mới cho đoàn viên

- Tạo điều kiện cho đoàn viên phấn đấu kết nạp lại nếu gián đoạn sinh hoạt Đoàn quá lâu (từ 1 năm trở lên) hoặc không có xác nhận của Đoàn cơ sở trước khi chuyển đến Đoàn cơ sở mới.

Các trường hợp khác: lập danh sách, xin ý kiến Ban Tổ chức Thành Đoàn có hướng giải quyết cụ thể.

Trên đây là hướng dẫn về những nội dung trọng tâm trong công tác đoàn viên, đoàn vụ, đề nghị các Chi đoàn, Liên chi Đoàn triển khai thực hiện nghiêm túc và báo cáo về Đoàn Trường theo quy định.[center]